L’email reste la principale forme de communication d’entreprise. Moins formel que les lettres, plus formel que les plateformes de chat en direct, le mail professionnel doit véhiculer une image positive de votre entreprise… et de vous-même.
Le mail professionnel, c’est quoi exactement?
L’email professionnel est l’un des emails que vous envoyez quotidiennement à vos collègues, n+1, stagiaires, partenaires commerciaux ou prospects.
Attention : les emails de soutien pour les candidatures et les emails de suivi en cas de non-réponse ne sont pas des emails professionnels car ils sont rédigés avant de travailler.
Les professionnels doivent savoir comment rédiger rapidement des courriels de qualité. L’outil de communication d’entreprise le plus utilisé aujourd’hui est le courrier électronique.
Le mail professionnel vous permet de laisser une trace du travail effectué ou de la demande sans envoyer de lettre papier.
Les e-mails sont flexibles, contrairement aux autres formes de communication qui sont soit informelles (messagerie instantanée), soit formelles (téléphone).
Pour ces raisons, le courrier électronique est une méthode de communication recommandée. Le Radicati Group a constaté que les employés reçoivent 84 e-mails par jour et en envoient 34.
Certains PDG passent des heures par jour à lire, classer et répondre aux e-mails. Demander une augmentation se traduit souvent par davantage d’e-mails !
Pour améliorer votre productivité et la réputation de votre entreprise, vous devez respecter les normes de rédaction des e-mails.
Découvrez nos 7 stratégies de rédaction de mail professionnel et nos 3 erreurs courantes !
7 suggestions de rédaction de mail professionnel
1. Ecrire un objet de mail professionnel efficace
Vous êtes probablement une victime. Nous recevons trop d’e-mails. Pour vous assurer que votre courriel sera lu, donnez-lui une raison dans l’objet.
Pour être efficace, votre ligne d’objet doit répondre directement aux besoins de votre interlocuteur.
Si vous vous adressez à un nouveau partenaire potentiel, indiquez votre argument de vente le plus fort. « Une substance pour créer un partenariat ».
N’essayez pas d’être drôle ou intellectuel en écrivant à un collègue. « Lancement de la réunion Powerpoint 23/02 » est un exemple de réunion professionnelle efficace.
En l’absence d’un objet, votre courriel sera ignoré. Et c’est votre faute ! Aujourd’hui, l’attention est continuellement sollicitée, et un objet vide ne séduit pas.
Évitez d’utiliser « URGENT » dans tous les courriers électroniques professionnels. Le légendaire garçon-loup d’Esope…
2- Envoyez un courriel bien structuré
Faites en sorte que votre courriel soit facile à lire pour votre interlocuteur. Je déteste lire d’énormes blocs de texte sur un écran d’ordinateur. (Pire : l’interdiction d’envoyer des SMS).
N’entassez pas vos paragraphes ou Faites des blocs de texte pour faciliter la lecture.
Soyez ensuite concis. Vos mots, phrases et paragraphes doivent être concis afin de transmettre l’information rapidement.
Respectez les conventions de rédaction des courriels pour aider le destinataire à identifier votre demande.
Vous pouvez vous adresser à un collègue par son prénom.
Si vous vous adressez à un partenaire ou à un patron, écrivez Bonjour Monsieur, Bonjour Madame, ou Bonjour Monsieur ou Madame le Directeur par exemple.
Enfin, lorsque vous envoyez un courriel à une société sans avoir de personne à contacter, il est courant d’écrire Madame, Monsieur.
Si vous prospectez pour un nouveau client ou partenaire, présentez-vous directement, dès la première phrase. » Ici Robert Duvègne, représentant la société Fenêtre & Co. Nous fournissons des fenêtres haut de gamme aux entreprises du bâtiment « .
Le corps de votre email est ci-dessous. N’oubliez pas de terminer l’email par les salutations d’usage (voir conseil 5).
3- Facile à lire avec du texte en gras
Utilisez le gras pour rendre les longs e-mails plus lisibles.
Au lieu du surlignage, qui suggère un lien hypertexte, et des lettres majuscules, qui sont difficiles à lire et transmettent la colère, utilisez le gras pour mettre en évidence les points clés.
Mettez en gras les mots ou les phrases les plus importants dans chaque paragraphe. Cette méthode aidera votre interlocuteur à saisir rapidement la structure de votre e-mail.
Vous incitez votre lecteur à lire l’intégralité de votre e-mail puisque vous êtes clair et organisé.
Dans un e-mail de synthèse, par exemple, vous pouvez mettre en gras les faits importants, comme les chiffres.
4- Incluez toujours une copie cachée dans un mail professionnel.
Vous êtes probablement familier avec la boîte « CC ».
Vous connaissez la copie cachée ? En utilisant la case « CC », vous cachez le fait que vous avez envoyé l’e-mail à quelqu’un d’autre.
La copie cachée est parfaite pour montrer à votre employeur ou à votre direction l’état d’avancement de votre projet.
L’envoi d’e-mails professionnels avec BCC (blind carbon copy) vous protège. (Cela engorge aussi nos boîtes aux lettres professionnelles !)
5- Une salutation et une signature de mail professionnel
Choisissez bien votre formule de conclusion
Vous ne devez pas vous adresser de la même manière à un collègue de travail, un supérieur et un partenaire commercial.
Si vous ne connaissez pas votre destinataire, un simple « cordialement » fera l’affaire.
Si vous connaissez la personne, vous pouvez lui souhaiter un bon week-end ou une bonne journée.
« Je vous souhaite de joyeuses fêtes » ou « Je vous souhaite de bien commencer la nouvelle année ».
Gardez cela pour les amoureux de longue date.
N’oubliez pas d’ajouter une signature à votre courrier électronique. Si vous n’en avez pas, indiquez votre numéro de téléphone et votre fonction.
La plupart des organisations demandent à tous leurs employés de signer avec leur logo.
Les signatures avec une fonction sont très pratiques. Vous identifiez votre interlocuteur.
Et c’est encore plus pratique si vous débutez ou si vous êtes stagiaire : de cette façon, vous pouvez montrer votre présence. Après votre stage, vous pourrez demander une promotion ou une lettre de recommandation en toute simplicité.
Si vous avez une signature automatique, ne mettez pas votre nom !
6- Relisez votre courriel avant de l’envoyer.
La relecture prend deux minutes et permet d’éviter les petites erreurs qui pourraient nuire à votre image ou à celle de votre entreprise.
Tout d’abord, envoyez-vous votre message à la bonne personne ?
Écrire à des personnes extérieures à votre entreprise peut être une erreur. Il est décourageant pour un représentant de l’entreprise de vous voir commettre une erreur.
Si vous faites de la prospection, consultez LinkedIn pour voir si la personne est toujours employée. Qui sait ?
Relisez votre courriel. Vérifiez :
- Une ligne de sujet claire
- les marques de courtoisie requises au début et à la fin de l’e-mail
- L’objectif de votre message et vos exigences
- Bien sûr, pas de fautes d’orthographe !
7- Envoyez l’e-mail à temps
Le moment où vous envoyez un e-mail est important. Au milieu de la journée, au milieu de l’action, votre e-mail peut être manqué ou vu seulement en passant.
Envoyez des e-mails au début et à la fin de la journée.
De nombreuses personnes commencent leur journée en consultant leur courrier électronique. Ils sont concentrés, alertes et impatients de lire votre message.
Votre courriel peut également être consulté en fin de journée.
Votre interlocuteur sera libre de consulter votre courrier après avoir terminé ses principales tâches. Ainsi, s’il ne le lit pas, il pourra le faire.
5 erreurs d’email professionnel à éviter
1- Une erreur dans le nom ou la fonction de votre destinataire
Faire une erreur dans le nom du destinataire est toujours une mauvaise idée, qu’il s’agisse d’un partenaire commercial ou d’un collègue de travail.
En prononçant mal son nom, vous démontrez un manque d’intérêt et de connaissances.
Si vous reconnaissez votre erreur après avoir envoyé l’e-mail, excusez-vous sans vous justifier. Des excuses sincères sont plus efficaces qu’une justification futile.
Si vous vous en rendez compte à temps, répondez par une correction et des excuses.
2- Ton – trop décontracté
Bien sûr, vous pouvez ajouter un peu de couleur et d’humour à un message électronique.
Mais ne vous laissez pas emporter par vos idées et votre envie de débattre.
Les e-mails professionnels servent à partager des informations, à accélérer la prise de décision et à gagner du temps.
Vous n’irez pas droit au but si vous lui posez des questions sur son week-end, ses enfants, etc. Et la perte de temps agacera vos collègues de travail.
Surveillez également votre ton. Vous ne parlez pas à un ami, mais à un collègue. Même si vous appréciez votre collègue, gardez votre correspondance formelle !
Restez poli, on ne sait jamais comment vos emails peuvent être utilisés (surtout en cas de désaccord ou de conflit). Pesez vos propos pour donner une impression de sérieux et de respectabilité.
Dans des domaines plus informels comme la communication, il est attendu d’être amical. Vous pouvez l’utiliser dans ce scénario ou vous serez considéré comme rigide.
Les collègues de travail ne doivent pas être connus par leur nom ou leur prénom : adaptez-vous.
Vous montrerez ainsi à vos pairs et à vos supérieurs que vous maîtrisez les soft skills.
3- L’erreur la plus commune dans le mail professionnel : la pièce jointe
« Avec l’attache, c’est mieux ! »
C’est une bourde classique.
Si vous perdez la pièce jointe, vous devez la renvoyer. Vous avez encombré leur boîte de réception. Vous montrez que vous ne lisez pas vos e-mails. Vous produisez une impression négative et vous obligez votre interlocuteur à attendre.
Un peu de relecture vous épargnera bien des soucis !
Évitez également d’envoyer des pièces jointes volumineuses. Vous ne connaissez pas la connexion de votre interlocuteur. Si le téléchargement prend trop de temps, vous obligez votre lecteur à attendre ou à rester à côté de son ordinateur.
Si vous n’avez pas le choix, prévenez dans l’e-mail que le téléchargement sera long. Compressez les images ou les dossiers si possible. Ce sera plus pratique, surtout si vous avez des transactions régulières.
4- Faire des blagues racistes, sexistes, homophobes, non inclusives par e-mail…
C’est un concept horrible.
Vous ne savez jamais qui recevra votre e-mail dans six mois, un an (ou dix ans), ni la sensibilité de la personne à qui vous écrivez.
Le pire de tous : un pauvre candidat d’origine portugaise qui avait accidentellement reçu un courriel de réponse non personnel.
« OK, encore un Kevin portugais », avait écrit le recruteur sur le CV du candidat. Malheureusement, Kevin a reçu la réponse discriminatoire.
PS : Lisez ceci si vous pensez être victime de discrimination à l’embauche ou de racisme au travail.
5. Mettre la planète entière en copie…
Quand ce n’est pas nécessaire. Duh, tu es génial et tu as une image de marque personnelle.
Mais avez-vous vraiment besoin de copier autant de personnes ?
Il en va de même pour l’autre célèbre gaffe : utiliser « Répondre à tous » quand un simple « Répondre » suffit.
Un fléau qui encombre les boîtes aux lettres…
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