Die E-Mail ist nach wie vor die wichtigste Form der Unternehmenskommunikation. Weniger formell als Briefe, formeller als Live-Chat-Plattformen, sollte die geschäftliche E-Mail ein positives Bild Ihres Unternehmens vermitteln - und von Ihnen.
Was genau ist eine Geschäftsmail?
Geschäftliche E-Mails gehören zu den E-Mails, die Sie täglich an Ihre Kollegen, n+1, Praktikanten, Geschäftspartner oder Interessenten senden.
Achtung : E-Mails zur Unterstützung von Bewerbungen und Nachfass-E-Mails bei Nichtbeantwortung sind keine beruflichen E-Mails, da sie vor der Arbeit verfasst werden.
Berufstätige müssen wissen, wie sie schnell qualitativ hochwertige E-Mails verfassen können. Das heute am häufigsten verwendete Instrument der Unternehmenskommunikation ist die E-Mail.
Mit einer Geschäftsmail können Sie eine Spur der geleisteten Arbeit oder einer Anfrage hinterlassen, ohne einen Brief in Papierform zu versenden.
E-Mails sind flexibel, im Gegensatz zu anderen Kommunikationsformen, die entweder informell (Instant Messaging) oder formell (Telefon) sind.
Aus diesen Gründen ist die E-Mail eine empfohlene Kommunikationsmethode. Die Radicati Group hat herausgefunden, dass Mitarbeiter täglich 84 E-Mails erhalten und 34 E-Mails versenden.
Manche CEOs verbringen täglich mehrere Stunden damit, E-Mails zu lesen, zu ordnen und zu beantworten. Eine Gehaltserhöhung zu fordern, führt oft zu mehr E-Mails!
Um Ihre Produktivität und den Ruf Ihres Unternehmens zu verbessern, sollten Sie sich an die Standards für das Verfassen von E-Mails halten.
Entdecken Sie unsere 7 Strategien für das Verfassen einer professionellen E-Mail und unsere 3 häufigsten Fehler!
7 Vorschläge für das Verfassen einer Geschäftsmail
1. Schreiben Sie einen effektiven Betreff für eine professionelle E-Mail
Sie sind wahrscheinlich ein Opfer. Wir erhalten zu viele E-Mails. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail gelesen wird, geben Sie in der Betreffzeile einen Grund an.
Um wirksam zu sein, muss Ihre Betreffzeile direkt auf die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners eingehen.
Wenn Sie sich an einen potenziellen neuen Partner wenden, geben Sie Ihr stärkstes Verkaufsargument an. "Eine Substanz, um eine Partnerschaft aufzubauen".
Versuchen Sie nicht, witzig oder intellektuell zu sein, wenn Sie einem Kollegen schreiben. "Powerpoint-Besprechung starten 23/02" ist ein Beispiel für eine effektive berufliche Besprechung.
Fehlt eine Betreffzeile, wird Ihre E-Mail ignoriert. Und das ist Ihre Schuld! Heutzutage wird die Aufmerksamkeit ständig gefordert, und eine leere Betreffzeile ist nicht attraktiv.
Vermeiden Sie die Verwendung von "URGENT" in allen geschäftlichen E-Mails. Der legendäre Wolfsjunge von Aesop
2- Senden Sie eine gut strukturierte E-Mail
Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail für Ihren Gesprächspartner leicht zu lesen ist. Ich hasse es, riesige Textblöcke auf einem Computerbildschirm zu lesen. (Noch schlimmer: das Verbot, SMS zu versenden).
Häufen Sie Ihre Absätze nicht an oder bilden Sie Textblöcke, um das Lesen zu erleichtern.
Fassen Sie sich anschließend kurz. Ihre Wörter, Sätze und Absätze sollten prägnant sein, um die Informationen schnell zu vermitteln.
Halten Sie sich an die Konventionen für das Schreiben von E-Mails, damit der Empfänger Ihr Anliegen leichter erkennen kann.
Sie können einen Kollegen mit seinem Vornamen ansprechen.
Wenn Sie einen Geschäftspartner oder einen Chef ansprechen, schreiben Sie z. B. Hallo Herr, Hallo Frau oder Hallo Herr oder Frau Direktor.
Wenn Sie schließlich eine E-Mail an ein Unternehmen schicken, ohne eine Kontaktperson zu haben, ist es üblich, Frau, Herr zu schreiben.
Wenn Sie um einen neuen Kunden oder Partner werben, stellen Sie sich direkt vor, gleich im ersten Satz. "Hier ist Robert Duvègne, der die Firma Fenêtre & Co. vertritt. Wir liefern hochwertige Fenster an Bauunternehmen" .
Der Hauptteil Ihrer E-Mail steht unten. Vergessen Sie nicht, die E-Mail mit den üblichen Grüßen zu beenden (siehe Tipp 5).
3- Leicht lesbar mit fettgedrucktem Text
Verwenden Sie Fettdruck, um lange E-Mails besser lesbar zu machen.
Anstelle von Hervorhebungen, die einen Hyperlink suggerieren, und Großbuchstaben, die schwer zu lesen sind und Ärger übertragen, verwenden Sie Fettdruck, um Schlüsselpunkte hervorzuheben.
Heben Sie die wichtigsten Wörter oder Sätze in jedem Absatz fett hervor. Diese Methode hilft Ihrem Gesprächspartner, die Struktur Ihrer E-Mail schnell zu erfassen.
Sie bringen Ihren Leser dazu, Ihre gesamte E-Mail zu lesen, da Sie klar und organisiert sind.
In einer zusammenfassenden E-Mail können Sie z. B. wichtige Fakten wie Zahlen fett markieren.
4- Legen Sie einer geschäftlichen E-Mail immer eine Blindkopie bei.
Sie sind wahrscheinlich mit dem Kasten "CC" vertraut.
Haben Sie schon einmal von einer versteckten Kopie gehört? Mit dem Feld "CC" verschleiern Sie die Tatsache, dass Sie die E-Mail an jemand anderen geschickt haben.
Eine Blindkopie eignet sich hervorragend, um Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Geschäftsleitung zu zeigen, wie weit Ihr Projekt fortgeschritten ist.
Das Versenden von geschäftlichen E-Mails mit BCC (Blind Carbon Copy) schützt Sie (Das verstopft auch unsere geschäftlichen Briefkästen!).
5- Eine professionelle Begrüßung und E-Mail-Signatur
Wählen Sie Ihre Abschlussformel sorgfältig aus
Sie sollten einen Arbeitskollegen, einen Vorgesetzten und einen Geschäftspartner nicht auf die gleiche Weise ansprechen.
Wenn Sie Ihren Empfänger nicht kennen, genügt ein einfaches " herzlich " tut es auch.
Wenn Sie die Person kennen, können Sie ihr wünschen ein schönes Wochenende oder einen schönen Tag.
"Ich wünsche Ihnen frohe Festtage" oder "Ich wünsche Ihnen einen guten Start ins neue Jahr".
Sparen Sie sich das für langjährige Verliebte.
Vergessen Sie nicht, Ihrer E-Mail eine Signatur hinzuzufügen. Wenn Sie keine haben, geben Sie Ihre Telefonnummer und Ihre Funktion an.
Die meisten Organisationen verlangen von allen ihren Mitarbeitern, mit ihrem Logo zu unterschreiben.
Unterschriften mit einer Funktion sind sehr praktisch. Sie identifizieren Ihren Gesprächspartner.
Und das ist noch praktischer, wenn Sie gerade erst anfangen oder ein Praktikum absolvieren: Auf diese Weise können Sie Präsenz zeigen. Nach Ihrem Praktikum können Sie ganz einfach um eine Beförderung oder ein Empfehlungsschreiben bitten.
Wenn Sie eine automatische Signatur haben, lassen Sie Ihren Namen weg!
6- Lesen Sie Ihre E-Mail noch einmal durch, bevor Sie sie abschicken.
Das Korrekturlesen dauert zwei Minuten und hilft, kleine Fehler zu vermeiden, die Ihrem Image oder dem Ihres Unternehmens schaden könnten.
Zunächst einmal: Senden Sie Ihre Nachricht an die richtige Person?
An Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu schreiben, kann ein Fehler sein. Für einen Vertreter des Unternehmens ist es entmutigend, wenn Sie einen Fehler begehen.
Wenn Sie Akquise betreiben, schauen Sie bei LinkedIn nach, ob die Person noch angestellt ist. Wer weiß das schon?
Lesen Sie Ihre E-Mail noch einmal durch. Überprüfen Sie :
- Eine klare Themenlinie
- die erforderlichen Höflichkeitsbekundungen am Anfang und am Ende der E-Mail
- Das Ziel Ihrer Nachricht und Ihre Anforderungen
- Natürlich keine Rechtschreibfehler!
7- Senden Sie die E-Mail rechtzeitig
Der Zeitpunkt, zu dem Sie eine E-Mail versenden, ist wichtig. Mitten am Tag, mitten im Geschehen, kann Ihre E-Mail übersehen oder nur im Vorbeigehen gesehen werden.
Senden Sie zu Beginn und am Ende des Tages E-Mails.
Viele Menschen beginnen ihren Tag mit dem Abrufen ihrer E-Mails. Sie sind konzentriert, wachsam und freuen sich darauf, Ihre Nachricht zu lesen.
Ihre E-Mail kann auch am Ende des Tages abgerufen werden.
Ihrem Gesprächspartner steht es frei, Ihre Post zu lesen, nachdem er seine Hauptaufgaben erledigt hat. So kann er, wenn er sie nicht liest, dies nachholen.
5 Fehler in beruflichen E-Mails, die Sie vermeiden sollten
1- Ein Fehler im Namen oder in der Funktion Ihres Empfängers
Sich beim Namen des Empfängers zu vertippen, ist immer eine schlechte Idee, egal ob es sich um einen Geschäftspartner oder einen Arbeitskollegen handelt.
Wenn Sie seinen Namen falsch aussprechen, zeigen Sie mangelndes Interesse und Wissen.
Wenn Sie Ihren Fehler nach dem Versenden der E-Mail zugeben, entschuldigen Sie sich, ohne sich zu rechtfertigen. Eine aufrichtige Entschuldigung ist wirkungsvoller als eine fadenscheinige Rechtfertigung.
Wenn Sie dies rechtzeitig bemerken, reagieren Sie mit einer Korrektur und einer Entschuldigung.
2- Ton - zu lässig
Natürlich können Sie eine E-Mail-Nachricht mit etwas Farbe und Humor aufpeppen.
Aber lassen Sie sich nicht von Ihren Ideen und Ihrer Lust an der Debatte mitreißen.
Geschäftliche E-Mails dienen dazu, Informationen auszutauschen, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und Zeit zu sparen.
Sie werden nicht direkt auf den Punkt kommen, wenn Sie ihn nach seinem Wochenende, seinen Kindern usw. fragen. Und die Zeitverschwendung wird Ihre Arbeitskollegen ärgern.
Achten Sie auch auf Ihren Tonfall. Sie sprechen nicht mit einem Freund, sondern mit einem Kollegen. Auch wenn Sie Ihren Kollegen mögen, behalten Sie Ihre formelle Korrespondenz bei!
Bleiben Sie höflich, man weiß nie, wie Ihre E-Mails verwendet werden könnten (vor allem bei Meinungsverschiedenheiten oder Konflikten). Wägen Sie Ihre Worte ab, um einen seriösen und respektablen Eindruck zu machen.
In informelleren Bereichen wie der Kommunikation wird erwartet, dass man freundlich ist. Sie können es in diesem Szenario verwenden, sonst werden Sie als steif angesehen.
Arbeitskollegen sollten nicht mit Vor- oder Nachnamen bekannt sein: Passen Sie sich an.
So zeigen Sie Ihren Kollegen und Vorgesetzten, dass Sie die Soft Skills beherrschen.
3- Der häufigste Fehler in beruflichen E-Mails: der Anhang
"Mit der Bindung ist es besser!"
Das ist ein klassischer Patzer.
Wenn Sie den Anhang verlieren, müssen Sie ihn erneut senden. Sie verstopfen ihren Posteingang. Sie zeigen, dass Sie Ihre E-Mails nicht lesen. Sie erzeugen einen negativen Eindruck und zwingen Ihren Gesprächspartner zu warten.
Ein wenig Korrekturlesen wird Ihnen viel Ärger ersparen!
Vermeiden Sie auch das Versenden von großen Anhängen. Sie kennen den Anschluss Ihres Gegenübers nicht. Wenn das Herunterladen zu lange dauert, zwingen Sie Ihren Leser, zu warten oder neben seinem Computer zu sitzen.
Wenn Sie keine Wahl haben, weisen Sie in der E-Mail darauf hin, dass das Herunterladen lange dauern wird. Komprimieren Sie Bilder oder Ordner, wenn möglich. Das ist praktischer, vor allem, wenn Sie regelmäßig Transaktionen durchführen.
4- Rassistische, sexistische, homophobe, nicht-inklusive Witze per E-Mail machen...
Das ist ein schreckliches Konzept.
Sie wissen nie, wer Ihre E-Mail in sechs Monaten, einem Jahr (oder zehn Jahren) erhalten wird, oder wie sensibel die Person ist, der Sie schreiben.
Der schlimmste von allen: ein armer Bewerber portugiesischer Herkunft, der versehentlich eine nicht persönliche Antwort-E-Mail erhalten hatte.
"Okay, noch ein portugiesischer Kevin", hatte der Personalverantwortliche auf den Lebenslauf des Bewerbers geschrieben. Leider erhielt Kevin die diskriminierende Antwort.
PS: Lesen Sie dies, wenn Sie glauben, dass Sie bei der Einstellung diskriminiert werden oder Rassismus am Arbeitsplatz ausgesetzt sind.
5. Den ganzen Planeten in Kopie setzen...
Wenn es nicht notwendig ist. Duh, du bist toll und hast ein persönliches Markenimage.
Aber müssen Sie wirklich so viele Menschen kopieren?
Dasselbe gilt für den anderen berühmten Fauxpas: "Allen antworten" zu verwenden, wenn ein einfaches "Antworten" ausreicht.
Eine Plage, die die Briefkästen verstopft...
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